Sarah Kilian/Unsplash

Os erros mais comuns na divulgação de cursos e eventos

Se não quiser passar vergonha na hora de propagandear o seu evento por aí, este artigo é para você. Aqui, listo alguns dos erros mais comuns na divulgação e que têm impacto direto no público. São informações úteis para você que está coordenando a organização de uma atividade e conta com o apoio de um assessor de comunicação e também para você que está fazendo tudo por conta própria. São noções válidas para qualquer tipo de ação: palestra, curso, peça de teatro, sessão de cinema, painel, meditação, protesto e tudo mais, presencial e/ou online, grátis ou não. 😉

1) Divulgar o evento sem descrição/detalhamento

Pode parecer óbvio, mas o que mais vejo como assessora de comunicação é pedido de divulgação sem informações sobre o evento. Você dedicaria seu precioso tempo para assistir a uma palestra sem saber sobre o que ela irá tratar? Não, né? Então, caso tenha apenas título e nome do palestrante para informar (além de data/hora), pense duas vezes antes de convidar todo mundo. Preocupe-se em dizer mais do que isso e terá alguma chance de ter a sala (virtual ou não) cheia, pois imagino que falar para as paredes não seja o seu objetivo.

Você pode até achar que todo mundo vai entender sobre o que se trata informando apenas um título, mas não é bem assim. É preciso detalhar. Cada tema pode ser abordado a partir de inúmeros pontos de vista.

Para ilustrar o que quero dizer, aqui está um exemplo real dessa situação: uma palestra intitulada Populismos, recebi o convite no meu e-mail esses dias. Ok, sabemos que os convidados falarão sobre populismo. Mas e daí? É populismo no Brasil, na China, na África do Sul? É populismo hoje ou no passado? Vão falar sobre o conceito, de modo geral? Vão apresentar uma pesquisa que trata sobre a visão dos habitantes da cidade X sobre populismo? É o que sobre populismo, gente? Cada tema contém em si uma infinidade de assuntos e possibilidades de abordagem. Um título assim, solto, não diz muita coisa.

Muitas vezes escrevo aos organizadores pedindo um resumo da palestra ao receber apenas o combo título/convidado/data/hora/local, com o objetivo de comunicar ao público mais do que o mínimo. E costumo ficar no mais silencioso vácuo que você pode imaginar. Até hoje, mesmo há 10 anos trabalhando na área, não sei muito bem como lidar com isso, pois tenho consciência de que o resultado de uma divulgação capenga não será bom, e confesso que sinto um misto de vergonha e tristeza nessas situações.

Atenção! O único caso em que ignorar o resumo da palestra não resultará em um #epicFail é quando você tem um nome incrível. Tão incrível que ninguém vai querer saber de antemão o que a pessoa tem a falar, porque ouvi-la já será um privilégio sem tamanho para a plateia.

Então vamos combinar que, se você não tem o Steve Jobs como palestrante do seu evento, é necessário detalhar sobre o que o convidado vai falar, ok? Dizer quem ele é também é importante para o público. Quem vai assistir a um painel sobre a eficácia das vacinas com uma mesa formada por especialistas em recursos hídricos?

Daqui para a frente, lembre-se de todas as informações básicas para a divulgação: título, palestrante, descrição da palestra, data, horário, local, contato para mais informações. Também é importante indicar se a atividade é gratuita ou não e onde podem ser feitas as inscrições, se for o caso.

2) Deixar para divulgar na última hora

Assim como conceber o evento (alinhar agendas, pensar em um tema, convidar o palestrante, reservar local etc.), divulgar também é um processo cheio de etapas e tarefas. Precisa escrever um texto, pensar no canal onde vai ser publicado, preparar o material, selecionar foto (ou criar um card), avaliar o melhor momento para publicar o post e por aí vai.

O motivo mais evidente de por que é um problema divulgar em cima da hora é o de que fazer as coisas correndo gera muitos erros.

Eu dedico toda a atenção do mundo para as divulgações que realizo, mas já troquei nome de palestrante, publiquei link errado e enviei textos com erros de português só porque tive que resolver as coisas no último minuto. Todo mundo erra e está tudo bem, mas não podemos negar que esse tipo de erro passa uma imagem de amadorismo. E isso ninguém quer, porque afasta o público.

O segundo ponto sobre a divulgação de última hora que eu destaco aqui é que os algoritmos das redes sociais diluem a entrega de conteúdo no tempo.

Então, via de regra, se você fizer um post hoje, ele vai aparecer na timeline de uma parte dos usuários só alguns dias depois. E, possivelmente, depois do evento. Ou seja: publicar sem antecedência vai ser bastante ineficaz e também vai fazer você perder público.

3) Mudar local/data/horário e não avisar ninguém

Não preciso dizer muito sobre esse tópico, mas vou fazer algumas considerações mesmo assim. Alguma vez já aconteceu de você chegar na aula atrasado e não encontrar o professor e os seus colegas na sala combinada? Se você conseguiu se achar, foi porque, provavelmente, alguém colou um bilhete na porta dizendo “estamos na sala x”. Do contrário, duas possibilidades: ou ficou perambulando perdido pelos corredores até localizar todo mundo, ou foi embora.

Com a divulgação é a mesma coisa: as pessoas vão buscar as informações no mesmo local em que as viram pela primeira vez, ou onde você indicou que o público deveria ir.

E isso é especialmente verdade para eventos online, pois não há para quem perguntar ali, na hora, onde é que a palestra está acontecendo. Se a transmissão que você anunciou não for ao ar no horário e no link combinado, adeus. Além de também passar imagem de falta de profissionalismo, você perderá os espectadores conquistados na divulgação.

O seu evento é um, entre muitos, disputando atenção. Se você dificultar as coisas para o público, ele vai encontrar alguém que facilite e vai dar as costas a você, simples assim. Não tem assessor de comunicação e estratégia que consiga reverter esse descaso.

Certa vez, publiquei uma notícia sobre um curso muito legal, iniciativa pioneira, parceria com instituição de renome, potencial de atingir muita gente. A organização dava conta de duas transmissões online: dia x e y, horário tal. O local era um grande mistério, o máximo que eu tinha era um palpite: “vai sair nas redes sociais” (mas quais delas?, pensei — e perguntei para a organização. Vácuo, rs). Segurei o máximo possível o post. Dois dias antes da primeira transmissão, a matéria saiu com esta indicação: [link a ser divulgado aqui], me senti o fracasso em pessoa. Eu nunca havia publicado uma notícia sem indicação de local, pecado capital para um jornalista. Onde as pessoas iriam assistir ao evento? O local foi divulgado apenas 15 minutos antes do início da transmissão. O resultado, óbvio: audiência baixíssima.

4) Esperar que as pessoas adivinhem o que vai acontecer

Esse é um risco que ninguém quer correr na divulgação de um evento, garanto a você. Esperar que os outros adivinhem as coisas pode gerar duas situações: alguém vai adivinhar e o resultado dessa adivinhação não será positivo para você, ou ninguém vai adivinhar mesmo e o que ninguém adivinha ninguém faz. O cenário é ruim de qualquer forma.

Vou citar aqui o exemplo de uma adivinhação minha — e que deu errado, obviamente. Uma vez recebi um pedido de divulgação de uma pessoa em posição superior à minha. Eram orientações ao público sobre os procedimentos de inscrição de um evento, que poderiam gerar erros se não fossem feitos conforme as instruções. Como a pessoa estava na chefia, pensei que ela havia alinhado todos os procedimentos com a equipe antes de permitir que eu divulgasse essas informações ao grande público, mas isso não tinha acontecido. Os colegas então começaram a receber vários pedidos para realizar procedimentos que não tinham como fazer, em virtude de uma particularidade do sistema.

Corrigimos tudo enviando um novo comunicado — agora com tudo alinhado — pedindo às pessoas para desconsiderarem as informações recebidas anteriormente. Perdemos credibilidade, obviamente, e passamos por amadores. Essa situação teria sido completamente evitada se a mim não tivesse sido delegada, tacitamente, a tarefa de “adivinhar” que os procedimentos não estavam alinhados junto à equipe executiva do evento (uma vez que eu não fazia parte da organização e todo o meu contato era mediado por essa pessoa). Entende o problema?

O que você não definir alguém vai definir por você. E pode ser que o resultado não seja nada positivo, então não é uma boa ideia esperar que as pessoas adivinhem o que vai acontecer. Seja objetivo, sistemático, repetitivo até, mas deixe o máximo possível de informações explícitas, mesmo aquelas que você julgar óbvias.

5) Não responder aos contatos para dúvidas

Descrevo essa situação como um retrato do descaso com o público, simplesmente porque não é possível imaginar todos os tipos de dúvidas que podem surgir, então não tem como a divulgação (notícia/post/site) informar tudo sobre o evento. Você precisará indicar um contato para dúvidas, não tem jeito. Um endereço de e-mail já é o suficiente.

Vou citar aqui alguns exemplos de situações que podem surgir, todas reais: uma pessoa tentou se inscrever, mas o formulário está com erro em um dos campos; alguém se interessou muito pelo evento, mas não poderá comparecer e quer saber se há previsão de uma nova data; um participante com deficiência pode precisar de detalhes sobre a acessibilidade do local; um indivíduo busca informações sobre certificados de horas complementares; a palestra é paga, mas alguém quer tentar uma isenção; uma instituição quer fazer contato com um dos palestrantes…

Como você pode ver, é uma lista que supera o que a nossa criatividade consegue imaginar. Então, se o evento envolve inscrições, pagamento, apresentação de trabalhos, ou quando há uma grande expectativa de público, destaque alguém para ficar na linha de frente atendendo a todos, fará muita diferença para o sucesso da atividade.

Faça bom proveito dessas dicas e você terá melhores resultados com a divulgação do seu evento.📢

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Jornalista, assessora de comunicação e programadora 😉

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